Digitale uitnodigingen en nieuwsbrieven

Platformen voor e-mailmarketing worden steeds meer iets waar je niet buiten kan. Via zo een platform kan je vlot en snel een e-mail professioneel vormgeven, adressen verzamelen en persoonlijke mails sturen naar grote groepen mensen. Tegenwoordig gaan die systemen je ook toestaan om webpagina's te creëren, webshops, ...

Belangrijker nog is ongetwijfeld dat je dit op een juridisch correcte manier kan doen en de regels van de GDPR respecteert. 

GDPR

GDPR zijn Europese richtlijnen die de privacy beschermen. Concreet gaat het over het beheer en de beveiliging van persoonlijke gegevens van Europese burgers. Sinds mei 2018 moet je kunnen aantonen welke persoonsgegevens je verzamelt, hoe je deze data gebruikt en hoe je ze beveiligt. 

Een mailingsplatform zorgt ervoor dat je die regels respecteert. Iedere mailing gaat naar buiten met een footer waarin mensen kunnen zien hoe ze in je database terecht zijn gekomen, waarin ze hun voorkeuren kunnen aanpassen en zich kunnen uitschrijven.

Platforms voor e-mailing 

Er zijn verschillende platforms op de markt die je kan gebruiken om je e-adressen in te beheren en die je bovendien ook de mogelijk geven om je mailings vorm te geven en te verzenden. Die systemen zorgen er doorgaans ook voor dat je in orde bent met alles wat de privacywetgeving aangaat. 

Soorten systemen

Waarom kiezen wij voor Mailchimp?

Onze voorkeur gaat uit naar Mailchimp omdat het platform gratis is zolang je minder dan 2000 adressen in het systeem zitten hebt.

In zeven stappen naar een digitale uitnodiging

Stap 1 - Creëer een account of log in

Stap 2 - Creëer een achterban

  • Creëer een of meerdere "Audiences". Hiermee maak je een opdeling tussen duidelijk afgebakende groepen bv. je internationale contacten en je Nederlandstalige contacten. Je creëert echter best zo weinig mogelijk "Audiences".
  • Creëer een Sign-up form waarmee nieuwe contacten hun gegevens kunnen achterlaten. (Meer: >> Een formulier creëren en segmenteren (tango.us))
  • Geef je publiek keuzemogelijkheden. Geef hen de keuze tussen bijvoorbeeld "Uitnodigingen voor Concerten", "CD-releases", "Maandelijkse nieuwsbrief" en de "Jaarlijkse concertkalender" (Meer: Een formulier creëren en segmenteren >> )
  • Je bestaande contacten kan je importeren. Let op: lukraak adressen verzamelen via het internet wordt niet toegestaan door de GDPR. (Meer: >>)

Tip

Je kan ook segmenten creëren. Een segment combineert een of meerdere eigenschappen van een contact. Bv. mensen die interesse hebben in een CD-release OF een concert. 

Stap 3  - Maak een campagne aan

  • Klik op Campaigns en vervolgens op "Create a campaign". Je ziet dan alle mogelijkheden die Mailchimp biedt. Kies voor Regular E-mail.
  • Je kan e-mails starten op basis van bestaande sjablonen die vaak iets commerciëler zijn maar wel professioneel of je kan van nul beginnen en op basis van bouwstenen je eigen mailing creëren.
  • Je kan een mailing ook opslaan als template. Je vindt die dan later terug onder saved templates waardoor je het warm water niet opnieuw moet uitvinden.

 Hoe doe je het? Check het hier: Mailchimp - Uitnodiging opstellen (in dit geval met een voorgemaakt sjabloon) 

Stap 4 - Basisgegevens

De basisgegevens invullen vragen drie minuten maar zijn essentiële stappen in je communicatie. We geven je enkele valkuilen mee :

  • Bestemmelingen: Stuur niet zo maar alles door naar al je bestemmelingen. Respecteer hun keuzes! Willen ze enkel de jaarlijkse concertkalender? Dan is dat wat je hen bezorgt' anders verlies je hen als publiek. 
  • Onderwerp en preview: Dit is wat ze gaan zien in hun mailbox. Op basis hiervan beslissen ze of ze het gaan openen of niet. zorg dat het relevant is voor je contacten. "Nieuwsbrief van Jan Janssen" zet minder aan tot lezen dan "Jan Janssen geeft concerten in Leuven, Bertem en Kortem".
  • Verzender en from e-mail: Onderschat ook dit niet. Hoe algemener de afzender, hoe kleiner de open rate. "From e-mail address": hier komen antwoorden op je mail terecht. Ook de foutmeldingen en out of office berichten

Hoe doe je het? Check het hier: Mailchimp - Uitnodiging opstellen met een sjabloon 

Stap 5 - Redigeer je tekst

Schrijven voor websites en schrijven voor print zijn twee verschillende zaken. Mensen lezen niet zomaar, ze hebben een heel concrete vraag voor ogen waarop ze snel een eenvoudig en concreet antwoord willen. Ze zijn ongeduldig. Mensen lezen je tekst op een site maar half. Ze scannen teksten: pikken deeltjes eruit, blijven hangen op een titel of een link,… en springen dan verder.

 Mensen lezen trager op een scherm en onthouden minder goed wat ze lazen. Daarom geven we je graag enkele tips mee:

Stap 6 - Test

  • Je kan klikken op preview en zowel zien hoe het eruit ziet op scherm, tablet of smartphone.
  • Test zeker ook alle links!
  • Je kan jezelf ook een testmail doorsturen. 

Tip: Doe dit de volgende dag. Te vaak zal je in de tekst lezen wat je wil dat er staat en niet wat er echt staat. De dag nadien ben je een stuk frisser. Nog beter is het als ergens een taalneuroot in je vriendenkring hebt die het wil nalezen.

How to: Mailchimp - Uitnodiging opstellen met een sjabloon 

Stap 7 - Verzend of plan je verzending

Ben je tevreden over je resultaat stuur het dan uit naar je contacten. Je hebt hierbij twee mogelijkheden:

  • Onmiddellijk verzenden
  • Inplannen (Scedule). Dat laatste kan handig zijn als je weet dat je op het moment dat je het wenst te verzenden offline bent of als je bv. zeker wil zijn dat mensen het krijgen vlak voor de middagpauze. Sommige onderzoeken stellen dat de leeskans dan iets groter is.

How to: Mailchimp - Uitnodiging opstellen met een sjabloon 

Meer

LUCA - Webinars

LUCA organiseert geregeld webinars over zakelijke aspecten van het kunstenaarsschap. De webinar rond Mailchimp wordt jaarlijks herhaald en is toegankelijk voor studenten, docenten en alumni.

Lees ook