Platforms voor e-mailing
Er zijn verschillende platforms op de markt die je kan gebruiken om je e-adressen in te beheren en die je bovendien ook de mogelijk geven om je mailings vorm te geven en te verzenden. Die systemen zorgen er doorgaans ook voor dat je in orde bent met alles wat de privacywetgeving aangaat.
Soorten systemen
- flexmail.be (fusie met addemar.be)
- www.getresponse.com
- myemma.com
- www.icontact.com
- www.mailchimp.com (eerste 2000 adressen zijn gratis)
Waarom kiezen wij voor Mailchimp?
Onze voorkeur gaat uit naar Mailchimp omdat het platform gratis is zolang je minder dan 2000 adressen in het systeem zitten hebt.
In zeven stappen naar een digitale uitnodiging
Stap 1 - Creëer een account of log in
Stap 2 - Creëer een achterban
- Creëer een of meerdere "Audiences". Hiermee maak je een opdeling tussen duidelijk afgebakende groepen bv. je internationale contacten en je Nederlandstalige contacten. Je creëert echter best zo weinig mogelijk "Audiences".
- Creëer een Sign-up form waarmee nieuwe contacten hun gegevens kunnen achterlaten. (Meer: >> Een formulier creëren en segmenteren (tango.us))
- Geef je publiek keuzemogelijkheden. Geef hen de keuze tussen bijvoorbeeld "Uitnodigingen voor Concerten", "CD-releases", "Maandelijkse nieuwsbrief" en de "Jaarlijkse concertkalender" (Meer: Een formulier creëren en segmenteren >> )
- Je bestaande contacten kan je importeren. Let op: lukraak adressen verzamelen via het internet wordt niet toegestaan door de GDPR. (Meer: >>)
Tip
Je kan ook segmenten creëren. Een segment combineert een of meerdere eigenschappen van een contact. Bv. mensen die interesse hebben in een CD-release OF een concert.
Stap 3 - Maak een campagne aan
- Klik op Campaigns en vervolgens op "Create a campaign". Je ziet dan alle mogelijkheden die Mailchimp biedt. Kies voor Regular E-mail.
- Je kan e-mails starten op basis van bestaande sjablonen die vaak iets commerciëler zijn maar wel professioneel of je kan van nul beginnen en op basis van bouwstenen je eigen mailing creëren.
- Je kan een mailing ook opslaan als template. Je vindt die dan later terug onder saved templates waardoor je het warm water niet opnieuw moet uitvinden.
Hoe doe je het? Check het hier: Mailchimp - Uitnodiging opstellen (in dit geval met een voorgemaakt sjabloon)
Stap 4 - Basisgegevens
De basisgegevens invullen vragen drie minuten maar zijn essentiële stappen in je communicatie. We geven je enkele valkuilen mee :
- Bestemmelingen: Stuur niet zo maar alles door naar al je bestemmelingen. Respecteer hun keuzes! Willen ze enkel de jaarlijkse concertkalender? Dan is dat wat je hen bezorgt' anders verlies je hen als publiek.
- Onderwerp en preview: Dit is wat ze gaan zien in hun mailbox. Op basis hiervan beslissen ze of ze het gaan openen of niet. zorg dat het relevant is voor je contacten. "Nieuwsbrief van Jan Janssen" zet minder aan tot lezen dan "Jan Janssen geeft concerten in Leuven, Bertem en Kortem".
- Verzender en from e-mail: Onderschat ook dit niet. Hoe algemener de afzender, hoe kleiner de open rate. "From e-mail address": hier komen antwoorden op je mail terecht. Ook de foutmeldingen en out of office berichten
Hoe doe je het? Check het hier: Mailchimp - Uitnodiging opstellen met een sjabloon
Stap 5 - Redigeer je tekst
Schrijven voor websites en schrijven voor print zijn twee verschillende zaken. Mensen lezen niet zomaar, ze hebben een heel concrete vraag voor ogen waarop ze snel een eenvoudig en concreet antwoord willen. Ze zijn ongeduldig. Mensen lezen je tekst op een site maar half. Ze scannen teksten: pikken deeltjes eruit, blijven hangen op een titel of een link,… en springen dan verder.
- How to in Mailchimp? Check het hier screen shot per screen shot "Mailchimp - Uitnodiging opstellen met een sjabloon "
Mensen lezen trager op een scherm en onthouden minder goed wat ze lazen. Daarom geven we je graag enkele tips mee:
Stap 6 - Test
- Je kan klikken op preview en zowel zien hoe het eruit ziet op scherm, tablet of smartphone.
- Test zeker ook alle links!
- Je kan jezelf ook een testmail doorsturen.
Tip: Doe dit de volgende dag. Te vaak zal je in de tekst lezen wat je wil dat er staat en niet wat er echt staat. De dag nadien ben je een stuk frisser. Nog beter is het als ergens een taalneuroot in je vriendenkring hebt die het wil nalezen.
Stap 7 - Verzend of plan je verzending
Ben je tevreden over je resultaat stuur het dan uit naar je contacten. Je hebt hierbij twee mogelijkheden:
- Onmiddellijk verzenden
- Inplannen (Scedule). Dat laatste kan handig zijn als je weet dat je op het moment dat je het wenst te verzenden offline bent of als je bv. zeker wil zijn dat mensen het krijgen vlak voor de middagpauze. Sommige onderzoeken stellen dat de leeskans dan iets groter is.
Meer
LUCA - Webinars
LUCA organiseert geregeld webinars over zakelijke aspecten van het kunstenaarsschap. De webinar rond Mailchimp wordt jaarlijks herhaald en is toegankelijk voor studenten, docenten en alumni.
- Meer info zie: LUCA-webinars of Bijscholen en levenslang leren
Lees ook
- E-book 7 e-mail templates om je evenement uit te verkopen (bron: eventbrite)
- E-book E-mail marketing handboek (bron: Invalshoek.nl)