Je hebt geld aangevraagd voor een initiatief via LUCA Breakout en je initiatief werd goedgekeurd. Proficiat! Maar hoe kan je dat geld nu gebruiken? Binnen LUCA zijn er twee mogelijkheden: je werkt met een kostennota of je laat de hogeschool de bestelling plaatsen.
Kostennota indienen
Je brengt de gedane kosten in met behulp van het formulier Kostennota. In dit geval schiet je dus de kosten voor en betaalt LUCA je terug. Vul daarvoor onderstaand formulier in en bezorg de originele bewijsstukken (kastickets, btw-bonnetjes of facturen die op jouw naam zijn) aan je financiële antenne. Je draagt de verantwoordelijkheid om enkel kosten in te dienen die vooraf bepaald werden in je LUCA Breakout aanvraag
Meer uitleg over deze manier van werken vind je in de handleiding.
- Handleiding voor personeelsleden
- Formulier voor personeel (link op sharepoint)
- Formulier voor studenten (zie hieronder)
Let op: Facturen die op naam van LUCA zijn, dien je niet in via kostennota maar via ‘Je laat de hogeschool de bestelling plaatsen’ (zie volgend punt)
Bijlage
Bestelling door de hogeschool
Je laat de hogeschool een bestelling plaatsen. In dat geval zal de hogeschool ook instaan voor de betaling van je bestelling. Bezorg volgende informatie aan je financiële antenne
- Offerte/online offerte met bedrag (zodat de financiële antenne weet welk regime van BTW moet toegepast worden en of de BTW inbegrepen is of niet)
- Omschrijving van artikel of dienst (evt. een pdf)
- Omschrijving leverancier: Naam, adres, IBAN nummer, BTW nummer (indien van toepassing; indien geen BTW nummer: rijksregisternummer (België) of fin nummer (Europa)) en mailadres van je leverancier (om bestelbon te kunnen bezorgen)
- Budgetcode van je LUCA Breakout initiatief
- Leveringsgegevens: waar en wanneer zal je bestelling geleverd/afgehaald worden
Let op: Onze hogeschool moet voldoen aan verschillende administratieve voorwaarden. Hierdoor kan het soms nodig zijn om drie offertes voor te leggen of gebruik te maken van het raamcontract. Voor iets grotere bestellingen kan je dit steeds bespreken met je financiële antenne.
Wie is je financiële antenne?
Campus Gent:
- Katy De Puydt
- +32 9 267 96 63
Campus Brussel en Vorst:
- Carine Van Asch
- +32 2 250 11 02
Campus Leuven:
- Inna Trinda & Mark Joly
- +32 16 85 24 46
Campus Genk:
- Evi Donné
- +32 2 477 10 26
Logistieke en Centrale Diensten:
- Rudy Huybrechts
- +32 2 250 15 31
FAQ
Ik wil mijn mederwerkers vergoeden via de vrijwilligersvergoeding
- Neem contact op met je financiële antenne. Zij bezorgen je hiervoor de juiste formulieren die je vervolgen bij hen kan indienen.
Ik wil mijn mederwerkers vergoeden via de KVR
- Neem contact op met je financiële antenne. Zij bezorgen je hiervoor de juiste formulieren die je vervolgen bij hen kan indienen.