Voor ieder van ons is zowel de persoonlijke als professionele omgeving de laatste weken grondig gewijzigd waardoor  we zelf al  wat  voor- en nadelen van thuiswerk hebben kunnen ervaren.
Maar hoe doe je dat in tijden van corona, thuis werken en kinderen opvangen en het huishouden laten draaien, en… . De personeelsdienst probeert jullie zoveel mogelijk bij te staan in deze aanpassingen.

Thuiswerk: hoe pak je het aan?

1.    Bereid je voor
De meeste collega’s zijn niet vertrouwd met het langdurig en voltijds thuiswerken.  Bereid je voor op deze nieuwe situatie: zorg voor een werkruimte waar je niet gestoord wordt, zonder afleidingen, een ruimte met voldoende licht, lucht, en waar je je werkmateriaal installeert.  ‘Jouw thuiskantoor’, dat maakt het voor jezelf en de andere huisgenoten makkelijker om het onderscheid te maken tussen werk en niet aan het werk.  Zorg voor jezelf met voldoende drank en voedsel voor de thuiswerkdagen.  Maak goede afspraken met je kinderen, een visuele voorstelling zoals bijv ‘Thuiskantoor op de deur’, een dagschema in de keuken kan helpen.

2.    Bouw routine in
Routine is enorm belangrijk voor je productiviteit en energieniveau, dus probeer altijd rond dezelfde tijd te starten.  Bouw een vaste routine in die voor jou werkt, start met een ontbijt voor de nodige energie en concentratie, en trek je ‘werkoutfit’ aan.  Zo sta je sneller in ‘werk-modus’ en zien je collega’s bij een Skype overleg met camera dat je thuiswerk professioneel aanpakt.

3.    Hou regelmatig overleg
De grootste uitdaging voor medewerkers die op afstand werken, is dat het contact met collega’s en werkgever verloren gaat.  Laat dat niet gebeuren, door met vaste regelmaat te overleggen met teamleden.  Niet overleggen om het overleggen, maar een aangekondigd, voorbereid en vooraf geconcretiseerd overleg.  Maak concrete afspraken, wie doet er wat tegen wanneer,  hoe verloopt de terugkoppeling en verdere opvolging.  Een korte dagelijks of wekelijks Skype TODO-overleg in team of met een collega kan helpen.  Praktische tips rond Skype-overleg kan je onderaan in deze communicatie terugvinden.

4.    Werk in blokken van maximaal 1 tot 2 uur
Het is onrealistisch om te denken dat je gedurende de hele dag je concentratie kan behouden.  Maak je eigen planning op om zo efficiënt mogelijk te werken.  Ben je productiever in de voormiddag, plan dan de belangrijkste taken eerst.  Een tip kan zijn om te werken in blokken van 1 of 2 uur.  Tussen de blokken neem je even een korte pauze. Probeer jezelf voor elk blok een doel te stellen en dit dan ook te halen.  Tussen de werktijd door even tijd maken voor sociale media, een tussendoortje of een huishoudelijke taak kan ervoor zorgen dat je je concentratie langer kan behouden.  

5.    Plan sporten
Voor wie thuis werkt, staan de uren vaak niet helemaal vast en is het dus ook gemakkelijk om je dag net even wat anders in te delen dan normaal.  Kom ook even buiten, doe wat aan sport, een korte wandeling of wat joggen (met de strengere voorschriften rond buiten- en groepsactiviteiten in het achterhoofd).  Het positieve effect op welzijn, gezondheid en concentratievermogen is al vaak aangetoond!

6.    Stop op tijd
Ben je niet meer tevreden met de resultaten van je werk, wordt het moeilijk om je te concentreren.  Probeer dan op tijd te stoppen, zodat je de volgende dag weer met een fris hoofd kan beginnen. Het gevaar van thuiswerken is dat je te lang doorwerkt. Maak de dagen daarom niet te lang, en hou je aan de vooraf vastgestelde uren.  

7.    Thuiswerken met (jonge) kinderen in tijden van Corona?
In een normale situatie vermijden de meeste ouders dit, maar de huidige situatie vraagt om een flexibele ingesteldheid. De volgende tips van UCLL kunnen je op weg helpen:
* Baken je werktijd af. Je gaat (wellicht) niet evenveel uren werken zoals wanneer je werkt zonder kinderen in je huis.
* Wissel af tussen tijd ‘SAMEN’ en tijd ‘ALLEEN’.
* Geef je ‘SAMEN’- en ‘ALLEEN’-tijd visueel weer zodat je kind(eren) duidelijk weten wanneer je aan het werkt bent (en er dus even niet voor hen bent en wanneer wel).
* Tracht, indien haalbaar, de structuur elke dag hetzelfde te houden zodat je kind(eren) kunnen wennen aan deze nieuwe situatie (tijdens weekdagen thuis zijn en je ouder(s) die thuis aan het werken zijn voor hun werk).

Tijdens de momenten ‘SAMEN’ doe je gemeenschappelijke activiteiten zoals: opstaan, ontbijten, tanden poetsen, eten klaar maken, fruit snijden, koekje kiezen, gezelschap spel spelen, koken, …  
Tijdens de momenten ‘ALLEEN’ hebben zowel jij als jouw ‘kind(eren)’ tijd om een activiteit alleen te doen. Jij werkt dan en jouw kinderen doen (afhankelijk van de leeftijd) zelfstandig een activiteit zoals bijvoorbeeld: knutselen, tekenen, kleien, afwasmachine leeg maken, kamer opruimen, huiswerk maken (als er vanuit de school huiswerk werd meegegeven), film kijken, kamp bouwen met je zetels en lakens, in de tuin spelen, …

Meer info op https://www.ucll.be/research-expertise/thuis-werken-met-kinderen-hoe-pa…

8.    Reflecteer en evalueer
Plan op het einde van elke werkdag een 10-tal minuutjes om je dag te overlopen.  Neem je TODO-lijst er even bij en noteer voor jezelf een stand van zaken.  Wat ging er goed, wat ging er minder goed bij het thuiswerken.  Waar kan je eventueel nog in aanpassen. Bespreek je dagelijks werk met je leidinggevende, ook als het minder goed gaat. Maak op basis van een korte evaluatie je TODO-lijst voor de volgende dag en zo leren we allemaal bij.


Vergaderen via skype: hoe pak je dat aan?

Enkele praktische tips in het gebruik willen we je graag meegeven:
1.    In de voorbereiding:
* Wees op tijd
* Zorg voor een eenvoudige inlogprocedure en laat mensen toe om 10min op voorhand in te loggen
* Zorg voor goed internet
* Vermijd achtergrondgeluiden en afleidend beeld
* Bezorg een agenda

2.    Tijdens het gesprek:
* Introduceer jezelf als je spreekt
* Zet je microfoon uit als je niet spreekt, zo vermijd je echo’s
* Laat mensen uitspreken
* Duid een gespreksleider aan
* Gebruik eventueel de chatbox of een visueel signaal om aan te duiden dat je iets wil zeggen
* Gebruik ook de mogelijkheden tot presenteren, een peiling organiseren, scherm delen en documenten delen

Meer tips voor vergaderen via skype op https://overheid.vlaanderen.be/praktisch/digitale-werkplek/skype-voor-b….
Tips rond thuiswerken, leuke anekdotes, bezorgdheden, …? Je mag deze melden aan personeelsdienst@luca-arts.be.  

Voor status updates, veelvoorkomende vragen rond de invloed van COVID-19 op je lesactiviteiten check onze overzichtspagina.