LEES MIJ: Info voor pas ingeschreven studenten - Campus Genk

1. Start van het academiejaar

Alle nieuwe studenten worden verwacht in de week van 18 september 2023. 

2. KU Loket

2.1 Inschrijven voor een opleiding

Als je bent ingeschreven voor een opleiding bij LUCA, ontvang je een r-nummer (login) en activatiecode. Die gegevens heb je nodig om je e-mail account van LUCA te gebruiken en toegang te krijgen tot TOLEDO, het elektronisch leerplatform van LUCA (zie ook onder punt 3). Zorg er in ieder geval voor dat je je login geactiveerd hebt vóór de start van het academiejaar, dan kan je via TOLEDO tijdig alle informatie opvragen die je nodig hebt om het academiejaar te starten

Je studentenkaart zal in september per post worden toegestuurd. Zorg dat je deze steeds bij hebt (om te printen, boeken uit te lenen,…).

STUDENTENKAART

Vlaamse studenten ontvangen in september hun studentenkaart per post. Studenten met een buitenlands adres kunnen hun kaart ophalen aan het onthaal. Zorg dat je deze steeds bij hebt (om toegang te hebben tot de campus, om te printen, boeken uit te lenen,…).

2.2 Inschrijven voor opleidingsonderdelen (ISP)

Elk academiejaar moet je via KU Loket (www.luca-arts.be – KU Loket) ook inschrijven voor de opleidingsonderdelen die je dat jaar wil volgen en waarvoor je examen zal afleggen. Bij het invullen van het ISP zal je ondersteuning krijgen van jouw trajectbegeleider (zie verder voor contactgegevens). Informatie over alle individuele opleidingsonderdelen is terug te vinden in de programmagids van de opleiding: onderwijsaanbod.luca-arts.be

Het is mogelijk om in de loop van het jaar wijzigingen aan te brengen aan je ISP (uitschrijven voor vakken of een vak vervangen door een ander vak), maar hou er rekening mee dat je zelf maar tot uiterlijk woensdag 18 oktober 2023 wijzigingen kan aanbrengen aan je ISP.

Als je vragen of problemen hebt met het invullen van je ISP, dan kan je terecht bij jouw trajectbegeleider.

2.3 Studievoortgangsdossier

Via KU Loket kan je ook steeds je studievoortgangsdossier raadplegen. In dat dossier vind je alle opleidingsonderdelen die je opneemt en de resultaten die je ervoor hebt behaald. Je kan er ook zien wat de stand is van je leerkrediet en of je al toleranties hebt ingezet of nog kan inzetten. Via KU Loket moet je (indien nodig) ook inschrijven voor de derde examenperiode.

3. TOLEDO

3.1 TOLEDO: elektronisch leerplatform

Heel wat docenten gebruiken TOLEDO als ondersteuning bij de lessen en maken via die weg cursussen, presentaties, opdrachten,... beschikbaar voor studenten.  Als student heb je toegang tot alle cursussen waarvoor je bent ingeschreven.  Hieronder vind je stapsgewijs hoe je toegang tot TOLEDO krijgt.

De eerste keer

Alle studenten die ingeschreven zijn aan LUCA School of Arts krijgen automatisch een

gebruikersnummer (r-nummer) en een activatiecode, waarmee een wachtwoord kan worden

ingesteld via de website kuleuven.

Vanaf maandag 7 augustus 2023 kan je, ten vroegste twee dagen na je officiële inschrijving, inloggen op TOLEDO. 

Je wachtwoord is uniek, geef het dus NOOIT aan iemand door!

Je wachtwoord aanpassen kan via kuleuven.

Inloggen

Stap 1: surf naar toledo.

Stap 2: log in met je r-nummer en paswoord

Mijn cursussen

Op het startscherm vind je rechts onder ‘My Courses’ het overzicht van de cursussen waarvoor je bent ingeschreven. Enkel de cursussen van docenten die TOLEDO als ondersteuning bij hun lessen gebruiken, vind je hier terug. Het opleidingsonderdeel moet ook in je ISP zijn opgenomen vooraleer je toegang hebt tot de digitale informatie.

 Als je op een cursus klikt, zie je in eerste instantie de 'announcements' (mededelingen) die een docent eventueel heeft geplaatst. Als je in de linker navigatiebalk op 'course documents' klikt, zie je het digitale cursusmateriaal.

3.2 TOLEDO: intranet voor studenten

Binnen de TOLEDO omgeving zijn er overkoepelend voor de studenten van campus C-mine en per afstudeerrichting community’s aangemaakt. Via die weg wordt informatie verspreid m.b.t. de organisatie van de opleidingen (lesroosters, examenroosters, onderwijs- en examenreglement, informatie over diensten, dringende berichten over het verplaatsen van lessen of afwezigheid van docenten etc.). Hieronder vind je stapsgewijs hoe je toegang tot het intranet studenten krijgt.

Stap 1: surf naar toledo.

Stap 2: log in met je r-nummer en paswoord

Stap 3: op het startscherm vind je rechts onder ‘My communities’ de community die voor jou van toepassing is. Klik op de link.

Stap 4: op de homepage van het intranet studenten vind je links de navigatiebalk met alle informatie gegroepeerd per rubriek.

We raden aan om Google Chrome te gebruiken bij het raadplegen van toledo.

4. Studiegids en academische kalender

Op de LUCA website onderwijsaanbod vind je de studiegids met per opleiding de ECTS-fiches. Voor elk opleidingsonderdeel is er een ECTS-fiche met informatie over de volgtijdelijkheid (moet je een ander vak al gevolgd hebben voor je voor het vak kan inschrijven?), doelstellingen, inhoud, verwachte aanwezigheid, evaluatiemethode en examenkansen.

De algemene academische kalender van LUCA vind je eveneens op de website.
De academische kalender afgestemd op campus C-mine vind je op TOLEDO.

5. Bij afwezigheid

Bij afwezigheid (omwille van ziekte/overmacht) verwittig je de school via proform (tijdens lesperiodes)

Op deze manier worden alle betrokken docenten meteen op de hoogte gesteld van je afwezigheid.

Afwezigheid tijdens een examenperiode: meld een afwezigheid altijd vóór de start van een examen. De melding doe je eveneens via bovenstaande proform, maar je selecteert vervolgens examenperiode. Op basis van de informatie die je bezorgt, zal de examenombuds al dan niet een inhaalmoment voor het examen vastleggen. Let wel op dat je je ziektemelding + geldig doktersattest binnen de drie werkdagen moet indienen om gewettigd afwezig verklaard te worden door de ombuds van de opleiding.

Afwezigheid van docenten wordt gemeld via TOLEDO. Als je vragen hebt over de aanwezigheid van docenten kan je ook bij het onthaal terecht.

6. Studiegeld en extra studiegebonden kosten

Specifieke vragen over studiegeld, studietoelage van de Vlaamse Overheid of studiefinanciering? Kreeg je een factuur voor het volledige studiegeld, maar vermoed je in aanmerking te komen voor het verminderd tarief? Contacteer voor de vervaldag van jouw factuur de sociale dienst van de studentenvoorzieningen (STUVO) voor een berekening. Meer informatie en contactgegevens: studiekosten-en-studiefinanciering.

Het is ook mogelijk om een gespreide of afwijkende betaling van het studiegeld aan te vragen. Een aanvraag indienen kan vanaf twee werkdagen na het activeren van jouw LUCA-login via proform. Meer informatie vind je hier.

7. Opleidingen en verantwoordelijken

LUCA School of Arts organiseert verschillende opleidingen op campus C-mine. Hieronder vind je het overzicht van de opleidingen en de verantwoordelijken binnen elke opleiding.

Algemeen opleidingshoofd: Dirk Reynders (dirk.reynders@luca-arts.be)

Productdesign

Coördinator: Ben Hagenaars (ben.hagenaars@luca-arts.be) en Steven Lenaers (steven.lenaers@luca-arts.be)

Beeldende Kunsten: Fotografie

Coördinator: Joery Erna (joery.erna@luca-arts.be)

Audiovisuele Kunsten

Afstudeerrichting: Televisie-Film

Coördinator: Brecht van Wijk   (brecht.vanwijk@luca-arts.be)                          

Afstudeerrichting: Animatiefilm

Coördinator: Tom Vanroy (tom.vanroy@luca-arts.be

Afstudeerrichting: Game Design

Coördinator: Robin Gielis (robin.gielis@luca-arts.be)

Educatieve Master in de Audiovisuele en Beeldende Kunsten (EMA Genk)

Coördinator: Christophe Van Eecke (christophe.vaneecke@luca-arts.be)

8. Ondersteunende diensten op de campus

8.1 Onderwijsadministratie

Op de onderwijsadministratie wordt het administratieve dossier van elke student bijgehouden. Als je in de loop van het academiejaar beslist om je studiecurriculum te wijzigen of over te schakelen naar een andere opleiding, dan moet je dat zeker aan de onderwijsadministratie melden.

De medewerkers van het onthaal en de onderwijsadministratie zijn elke werkdag bereikbaar van 8u30 – 12u30 en van 13u00 – 16u30.

Aanspreekpunten onderwijsadministratie:
Giusy Tavormina
Ulrike Bynens
Silke Bynens

8.2 Trajectbegeleiding

De trajectbegeleider kan je helpen om je studietraject uit te stippelen. Hij/zij is de geknipte persoon om je te helpen bij het samenstellen van een evenwichtig en haalbaar lessenpakket op maat, gespreid over één of meerdere opleidingsfases.

Heb je vragen over de samenstelling van je studiecurriculum, het school- en examenreglement, leerkrediet, heroriëntering of individuele trajecten, klop dan aan bij de trajectbegeleider van je opleiding voor de nodige info en goede raad.

Voor opvolging in de loop van het academiejaar en nuttige ondersteuning bij moeilijke beslissingen kan de trajectbegeleider je helpen om je kansen te optimaliseren.

De trajectbegeleider van de opleiding kan samen met jou je resultaten analyseren en bepalen welke weg je best kan volgen naar een volgende opleidingsfase.

Een overzicht van de trajectbegeleiders per opleiding kan je hier vinden.

8.3 Vrijstellingen

Als je al een al dan niet afgewerkte studie in het hoger onderwijs achter de rug hebt of je kan terugblikken op een aantal jaren professionele ervaring, dan kan je misschien van bepaalde opleidingsonderdelen vrijgesteld worden.

Heb je vragen hierover, dan kan je terecht bij je trajectbegeleider.

Vrijstellingsaanvragen op basis van opleidingsonderdelen waarvoor je geslaagd bent in een andere opleiding (= vrijstellingen op basis van EVK) dien je te doen via je KULoket -> Onderwijs & studenten -> vrijstellingsdossier. Hier vermeld je voor welk opleidingsonderdeel je een vrijstelling wenst aan te vragen en laad je de nodige documenten op i.v.m. het opleidingsonderdeel op basis waarvan je de vrijstelling wenst aan te vragen (bewijs van behaald resultaat, ECTS-fiche, ...).

Dit doe je best vóór 1 oktober, de uiterlijke deadline is woensdag 18 oktober 2023.

Voor vrijstellingen op basis van een bewijs van bekwaamheid (EVC) dien je contact op te nemen met je trajectbegeleider.

Op basis van je aanvraag en een eventueel bijkomend onderzoek zal de vrijstelling al dan niet toegekend worden.

8.4. Internationalisering

Bij de dienst Internationalisering kan je informatie inwinnen over studeren of stage lopen in

het buitenland.

Aanspreekpunt internationalisering: Jan Louis De Bruyn (janlouis.debruyn@luca-arts.be)

8.5. Zorgcoach

De zorgcoach ondersteunt alle studenten met een functiebeperking: dyslexie, gehoorstoornis, autisme spectrum stoornis, visuele beperking, …

Als je een attest hebt van een gespecialiseerde instelling of dokter, kan je een beroep doen op aangepaste faciliteiten en een specifieke omkadering.

Je kan bij de zorgcoach ook terecht voor het statuut student – mantelzorger, student – ondernemer, topsporter, kunstbeoefenaar op hoog niveau of omwille van bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld overlijden dicht familielid, …).

De zorgcoach voorziet tevens in een aanbod van algemene studiebegeleiding onder de vorm van workshops. Volgende thema’s kunnen aan bod komen: studietechnieken, studieplanning, …

Vragen? Mail naar zorgcoach.cmine@luca-arts.be. Meer info: aanvraag-speciaal-statuut.

8.6. Onderwijs- en examenombuds

Als je in de loop van de studie meent dat je rechten als student geschaad worden, dan kan je met je klacht terecht bij de onderwijs- en examenombuds. De ombuds behandelt klachten die te maken hebben met de relatie student – docent, de manier waarop het onderwijs wordt aangeboden, de toepassing van het onderwijs- en examenreglement,…

De ombuds zal je klacht in alle discretie behandelen en in overleg met de student en de docent naar een oplossing zoeken. De ombuds heeft in de eerste plaats een rol als bemiddelaar tussen de student, de docent en eventueel ook het opleidingshoofd, de coördinatoren of de examencommissie.

Hilde Nelissen (hilde.nelissen@luca-arts.be)

8.7. Studentenvoorzieningen (STUVO)

Het studentenleven kent zijn ups en downs. Studiestress, faalangst, moeilijk omgaan met feedback, … het kan je motivatie en vertrouwen ondermijnen. Ook stress in je persoonlijke situatie kan je parten spelen. Merk je dat je geen plezier meer hebt, veel piekert of werk uitstelt? STUVO helpt je in coachende gesprekken vanuit een oplossingsgerichte aanpak. STUVO organiseert ook infosessies en groepstrainingen rond studiestress, uitstelgedrag of zelfzeker presenteren.

Voor meer info of een afspraak kan je terecht bij één van onze studentenpsychologen (psychosocialedienst.limburg@ucll.be)

Heb je vragen van sociaal-juridische of financiële aard, bijvoorbeeld over het al dan niet in aanmerking komen voor een studietoelage van de Vlaamse Overheid, je kinderbijslag, de regelgeving rond het leefloon van het OCMW, studentenarbeid, belastingen, studeren met een werkloosheidsuitkering, je inschrijving wijzigen of je studies stopzetten …, dan wijst STUVO je graag de weg in de warrige wereld van de wetgeving en de officiële papieren.

Voor meer info kan je terecht bij onze sociale dienst (socialedienst.limburg@ucll.be)

STUVO is er verder ook voor eventuele vragen rond huisvesting, cafetaria, sport, cultuur, jobdienst, … kortom alle niet-curriculumgebonden zaken. LUCA werkt nauw samen met de dienst STUVO van UCLL. Als student van campus C-mine kan je gebruik maken van alle diensten van STUVO-UCLL.

Je kan info over STUVO vinden via volgende kanalen:

- De website

- Intranet STUVO

- De facebookpagina

- TOLEDO: infoLUCA@C-Mine (intranet studenten) > StuVo

- De digitale schermen op de campus

9. Uitleendienst

Bij de uitleendienst kan je audiovisueel materiaal (camera’s, beamers, video,...) en ander klein materiaal (micro, statief, lamp,…) uitlenen. De voorraad is niet onbeperkt, dus zorg ervoor dat je tijdig reserveert via het platform LUS.

Je kunt de uitleendienst contacteren via lucauitleen.genk@luca-arts.be

Aanspreekpunt: Mathias Kuypers en Matthias Paternoster

10. Bibliotheken

Op de website bibliotheken kan je terecht voor alle informatie.

De verschillende LUCA-bibliotheken leveren een wezenlijke bijdrage aan het onderwijs en onderzoek binnen LUCA School of Arts en de Faculteit Architectuur (KU Leuven).

De collecties van de LUCA-bibliotheken hebben bijzondere aandacht voor de twintigste-eeuwse en actuele ontwikkelingen binnen kunst en architectuur. Zij stellen de fysieke en digitale collectie efficiënt ter beschikking van studenten, docenten, onderzoekers.

De LUCA-bibliotheken bevinden zich op verschillende campussen in Genk, Gent, Brussel en Leuven:

• LUCA Bibliotheek C-mine (productdesign, beeldende en audiovisuele kunst)
• LUCA Sint-Lucasbibliotheek Gent (beeldende en audiovisuele kunst, architectuur, interieurarchitectuur en stedenbouw)
• LUCA Technisch Documentatiecentrum Sint-Lucas Gent (materialenbibliotheek en technische documentatie architectuur)
• LUCA Bibliotheek Sint-Lukas Brussel (beeldende en audiovisuele kunst, bouw en interieurvormgeving)
• LUCA Architectuurbibliotheek Sint-Lucas Brussel (architectuur, interieurarchitectuur en stedenbouw)
• LUCA Bibliotheek Lemmens Leuven (muziek en drama)

De bibliothecaris van campus C-Mine is Hilde Nelissen (hilde.nelissen@luca-arts.be).

11. Lokalen

11.1. Reservatie lokalen

Als je een leslokaal of vergaderruimte wil reserveren voor een specifiek evenement (presentatie, jury,…) dan kan je daarvoor terecht bij de dienst planning (planning.genk@luca-arts.be).

Studio’s of montagecellen reserveren kan je via het platform LUS.
Als je een lokaal hebt gebruikt, zorg je er zelf voor dat het lokaal weer in oorspronkelijke toestand wordt achtergelaten. Let wel: niet alle lokalen kunnen voor gelijk welk soort activiteit gebruikt worden en sommige ruimtes zijn helemaal niet toegankelijk.

 

11.2. Technische diensten en ICT

Technische problemen i.v.m. gebouwen, lokalen,… kunnen gemeld worden bij de facilitymanager Bart Theunissen (bart.theunissen@luca-arts.be).

Voor vragen rond ICT kan je terecht bij Kris Bollen (kris.bollen@luca-arts.be).

11.3. Toegang tot gebouwen en openingsuren

Tijdens lesweken is het gebouw van maandag tot vrijdag geopend tussen 8u00 en 18u00. Vanaf 18u00 kan je de school enkel betreden mits gebruik van je studentenkaart. Op maandag, woensdag en vrijdag wordt de school om 19u definitief gesloten. Op dinsdag en donderdag om 22u. Vanaf dat uur is er geen toegang meer mogelijk.
In het weekend is de school niet toegankelijk.

Tijdens de lesvrije weken en examenperiodes is de school toegankelijk tussen 8u00 en 18u00.

Tijdens het collectief verlof van campus C-Mine (van 10 t.e.m. 30 juli en op de collectieve verlofdagen vermeld op de academische kalender) is het gebouw gesloten.

OPGELET: dit zijn de normale openingsuren. Indien wegens COVID 19 of omwille van andere redenen er wijzigingen zijn, worden deze gecommuniceerd via TOLEDO.

11.4. Diefstalpreventie

De campus is vrij toegankelijk, ook voor mensen die niet noodzakelijk goede bedoelingen hebben. Zorg er dus voor dat je geen materiaal onbeheerd achterlaat (ook niet voor eventjes!) in niet-afgesloten lokalen. Als je toch materiaal wil achterlaten, maak dan gebruik van de lockers of vraag aan een medestudent om een oogje in het zeil te houden.

12. Verzekering en EHBO

De informatie over de schoolverzekering is hier te vinden. Met vragen over de schoolverzekering, kan je ook terecht bij de campusbeheerder Lut Beerten (lut.beerten@luca-arts.be).

Op de campus is er personeel aanwezig dat geschoold is om hulp te verlenen bij ongevallen. Deze personeelsleden kunnen via het onthaal opgeroepen worden.

13. Kopiëren

Als je gebruik wil maken van de kopieermachine op de campus, kan je online Papercut-printsaldo op je studentenkaart laden waarna je met je studentenkaart kan printen.

14. Cafetaria

Er is een studentencafetaria in het open landschap, waar je terecht kan voor soep, koude en warme broodjes.

15. Studentenparticipatie

Als student kan je mee vorm geven aan LUCA en de opleiding die je volgt. LUCA doet er alles aan om je een mooie en interessante studietijd te bieden. Om dat te kunnen doen, is het belangrijk dat ook studenten hun stem laten horen. Dat kan je doen door je kandidaat te stellen voor de participatiecommissie op de campus. Vanuit die commissie kan je deelnemen aan overleg over het curriculum, de organisatie van de campus, de dienstverlening, …

Ben je kandidaat? Laat het dan weten aan de campusbeheerder Lut Beerten (lut.beerten@luca-arts.be).